درباره نویسنده: الیزابت گریس سوندرز (Elizabeth Grace Saunders) مولف کتاب چگونه مانند پول روی زمان سرمایه گذاری کنیم (How to invest on time like money) و از مربیان مدیریت زمان، روش های اجتناب از برنامه ریزی بیش از حد را در مجله دیجیتال مروری هاروارد (HBR) تشریح کرده که برگرفته از همین کتاب است.
علی رغم این که انجام کامل برنامه های تعیین شده روزانه و یا هفتگی باعث می شوند که با احساس آرامش به خواسته های خود برسید، اما برخی اوقات برنامه ریزی بیش از حد فعالیت های روزانه، باعث تشویش و استرس تان می شود به طوری که احساس می کنید که کاش از اول برای چیزی برنامه ریزی نمی کردید.
به عنوان مربی و مدرس در حوزه مدیریت زمان، به این نتیجه رسیده ام که افراد زمانی استرس را تجربه می کنند که از نقش اتفاقات ناگهانی در فرآیند اجرای برنامه های تعیین شده برای آن روز، اطلاع ندارند. به جای این که از تغییر به عنوان بخشی از فرآیند استقبال کنند، آنها خودشان یا دیگران را وقتی که کارها طبق برنامه پیش نمی رود، مثل تاخیر در شروع جلسه ها و یا طول کشیدن انجام کاری که غیر قابل انتظار بود، آزرده خاطر می سازند. همچنین وقتی به دلیل عدم داشتن زمان کافی، نمی توانند کارها را پیش ببرند، خود و دیگران را دچار استرس می کنند. برای مثال، برای چنانچه برای انجام پروژه ای 3 ساعت زمان در نظر گرفته باشند و این زمان به ، به 1.5 ساعت کاهش پیدا کند، ممکن است حتی شاید زحمت شروع آن را.هم به خود ندهند.
راهکار بهره بردن از مزیت های برنامه ریزی روزانه و هفتگی بدون این که دچار استرس شوید، داشتن رویکردی با آرامش خاطر بیشتر است. من در کتاب «چگونه روی زمان خود سرمایه گذاری کنید»، سعی کردم هفت روش اثربخش در برنامه ریزی را به منظور ترغیب افراد تشریح کنم که با داشتن برنامه اولیه، نسبت به شرایط از پیش تعیین نشده نیز ذهن باز و پذیرش بیشتری داشته باشند.
1. مهم قصد و نیت شماست. شاید تمایل نداشته باشید بدون این که مقصد مورد نظر خودتان را بدانید، در صندلی هواپیما بشینید، زیرا در نهایت به مقصد اشتباهی وارد می شوید. شبیه به این موضوع، نکته کلی برنامه ریزی این است که از پیش باید در مورد مقصدی که می خواهید و راه های رسیدن به آن تصمیم بگیرید. بدون شک اغلب خلبان ها در مسیر پرواز خود و یا حتی برای فرود آمدن در جو طوفانی به تغییر جهت نیاز دارند. اما واقعیت این است که آنها نقطه ابتدا و انتهای مشخصی در ذهن دارند که شانس رسیدن مسافران را به مقصد درست بیشتر می کند. شبیه به همین مساله، زمانی به نتایج بهتری دست می یابید که برای روز خود مسیری را تعیین کنید. اگر در زمان دیگری مشکلی در اجرای برنامه پیش بیاید و شما فکر کنید که برنامه نامرتبط است و باید آن را کنار بگذارید، به خودتان این نکته را یادآوری کنید که این برنامه به شما در ایجاد مسیر اولیه کمک کرده و به تدریج شما را برای رسیدن به مقصد نهایی آماده کرده است. حتی اگر مجبور شده اید که در طی این مسیر جهت حرکت خود را تغییر کنید.
2. دوباره برای کسب نتیجه 100 درصد برنامه ریزی کنید. یکی از افرادی که مربی گری او را برعهده داشتم از من پرسید آیا تاکنون کسی بوده که 100 درصد برنامه خود را دنبال کرده و به آن دست یافته است. من به او گفتم که رسیدن به 100 درصد یک برنامه روزانه به ندرت اتفاق می افتد. برای بسیاری از افراد عالی ترین روز زمانی است که به 60 الی 70 درصد برنامه تعیین شده خود برسند. بعدها زمانی که من روی این موضوع بیشتر فکر کردم، بهترین پاسخ می توانست این باشد که بهترین نتیجه به گونه ای باید تعیین شود که شما با اطمینان، از پیش در مورد زمان اختصاص داده شده بر اساس داده ها و وظایف بالقوه، اولویت کلی و شرایطی که در طول روز با آن مواجه می شوید، تصمیم های درستی بگیرید. بهترین روش برای ارزیابی عملکرد یک روز خودتان این است که از خود بپرسید: آیا امروز در نحوه اختصاص زمان به کارها عملکرد بهتری داشته ام؟
3. زمان خود را برای برنامه کامل تلف نکنید. هیچ برنامه کاملی وجود ندارد. حتی اگر بر اساس داده های فعلی برنامه کاملی وجود داشته باشد، شما نمی توانید شرایط غیر منتظره را پیش بینی کنید. در نتیجه تضمینی وجود ندارد که برنامه هایتان نیز کامل باشد. هدف از برنامه ریزی باید این باشد که با داشتن درجه ای از شفافیت، بدانید توجه خود را به کدام نقطه معطوف کرده و فرصت های پیش رو را ارزیابی کنید. من پیشنهاد می کنم مقدار زمانی محدودی برای انجام کارها در نظر بگیرید. برای بسیاری از افراد مناسب ترین زمان برنامه ریزی هفتگی، حداکثر یک ساعت است. در نتیجه، برنامه ریزی روزانه باید در بیشترین حالت 15 دقیقه طول بکشد، زیرا شما همه اولویت های خود را ارزیابی مجدد نمی کنید، بلکه فقط برنامه هفتگی خود برای آن روز را دوباره مرور می کنید.
4. به برنامه ها رویکردی مانند نقشه راه داشته باشید. برنامه روزانه، هفتگی و یا حتی سالانه مانند نقشه راهی است که به شما جهت و بهترین دید را از مسیرهایی که ممکن است در نظر داشته باشید، نشان می دهد. ممکن است شما در طول مسیر به بن بست بخورید و برای برگشت به آن به نقشه راه نیاز داشته باشید، تا بهترین راه را برای ادامه این حرکت پیدا کنید. داشتن برنامه برای برگشت به مسیر پس از وقفه ایجاد شده برای شما این دید را فراهم می کند که در روند برنامه خود تجدید نظر کنید. در طول روز، من به طور پیوسته به برنامه روزانه خود نگاه می کنم و بر اساس مدت زمانی که فعالیت ها طول می کشند و یا ممکن است مکالمه ضروری پیش بیاید، آنها را تایید می کنم و مهم ترین آنها را از خودم می پرسم. شما نیز می توانید مشابه این کار را انجام دهید. به جای چک کردن ایمیل ها پس از جلسه یا تماس برنامه ریزی نشده، اگر نیاز هست حتما به برنامه روزانه خود برگردید، این کار را انجام دهید. آیتم هایی که در تقویم یا چک لیست خود نوشته اید، در نظر بگیرید تا مرحله بعدی فعالیت برایتان مشخص شود.
5. موارد پیش بینی نشده را در نظر بگیرید. یکی از قدرتمندترین نیروی برنامه ریزی این است که به شما امکان واکنش به شرایط از پیش تعیین نشده را می دهد، بدون این که استرس زیادی را تجربه کنید. وقتی به طور مناسب برنامه ریزی کنید، شما آینده را در نظر می گیرید و پیش از موعد در راستای فعالیت های مورد نظر حرکت می کنید. به این معنی که اگر شرایطی پیش بیاید و شما به ناچار باید برنامه خود را تغییر دهید، بدون این که مساله ای پیش بیاید این کار را می توانید انجام دهید. زیرا شما نقاط حاشیه را نیز برنامه ریزی کرده اید. اما زمانی که برنامه ای ندارید، بدون این که کاری انجام دهید به نقطه پایانی می رسید و در این شرایط هر اتفاق کوچکی می تواند مساله های بزرگی را ایجاد کند. برای کاهش استرس، برای خود هدف شخصی داشته باشید تا حداقل در روز برخی از آنها را انجام دهید. این کار به شما وقتی وقفه ای ایجاد شد یا مشکل مربوط به سیستم فناوری پیش آمد، انعطاف لازم را داشته باشید.
6. برنامه ها، آزمون نیستند. اگر برنامه های شما- و صحت پیاده سازی آن، اساس ارزش شما (Self-worth) را شکل دهد، با مشکل مواجه خواهید شد. با این که من به نیت و نظم داشتن بسیار اعتقاد دارم، اما می دانم که نمی توانیم زندگی را کنترل کنیم. خلاف این باید با آن کنار بیاییم و پذیرش داشته باشیم. زمانی که با شرایط بحرانی مواجه شده اید که چه کاری انجام داده و یا نداده اید، کمی تامل کرده و این سوال را از خود بپرسید: چه چیزی اتفاق افتاده؟، آیا می توانم سری بعد متفاوت عمل کنم؟ سپس به این سوالات به منظور آگاه شدن از تصمیم های تان پاسخ دهید.
7. برای خلاقیت ذهن باز داشته باشید. به شخصه به این دیدگاه خیلی علاقه مند هستم. اخیرا یکی از مشتریان با من این دیدگاه را به اشتراک گذاشت. من نیز آن را با شما به اشتراک می گذارم، زیرا احساس می کنم روش جالبی برای فکر کردن درباره اثر متقابل قصد و آزادی عمل ما است.
« این هفته اوقات خوبی با مادرم سپری کردم، او در این مدت به من نقاشی رنگ روغن یاد می داد، به من توضیح داد که چگونه هنرمندان قبل از شروع کار، ایده اولیه (خام) خود را پی ریزی می کنند، اما بیشتر تاکید داشت این ایده موقتی بوده و نباید خیلی با جزییات باشد، و شما نیز نباید خیلی به آن دل ببندید، زیرا این کار بداهه کاری و خلاقیت نقاش را کاهش می دهد. من این درس را به مدیریت زمان ارتباط می دهم، دوباره در زندگی به دنبال این هستم که چه چیزی واقعا اهمیت دارد، و هدفم چیست و چگونه با موفقیت بیشتر زندگی کنم. من از شما (مادر) تشکر می کنم به خاطر این که به من فهماندید نقاشی زندگی من چیست و من می توانم آن طور که می خواهم آن را بکشم.»
منبع: Harvard Business Review
